- Rolle der Teamassistenz im digitalen Wandel
- Veränderung klassischer Aufgaben durch Automatisierung und Digitalisierung
- Neue Anforderungen an Flexibilität, IT-Kompetenz und Eigenverantwortung
- Chancen für Assistenzkräfte durch KI-gestützte Tools und Prozesse
- Grundlagen künstlicher Intelligenz im Assistenzbereich
- Was ist KI, und wie funktioniert sie in typischen Assistenzanwendungen?
- Abgrenzung zu Makros, Regeln und RPA (Robotic Process Automation)
- Überblick über aktuelle KI-Anwendungen für Büro- und Verwaltungsprozesse
- Termin- und Aufgabenmanagement mit KI-Unterstützung
- Automatisierte Kalendersynchronisation und Terminvorschläge
- KI-gestützte Priorisierung von Aufgaben und Wiedervorlagen
- Delegations- und Erinnerungsfunktionen über smarte Assistenten
- Kommunikation und E-Mail-Management
- E-Mail-Zusammenfassungen, Sortierung und automatische Antwortvorschläge
- KI-basierte Tonalitätsprüfung und Texthilfe für Geschäftskorrespondenz
- Integration von Sprachmodellen in Outlook, Gmail und andere Tools
- Organisation von Meetings und hybriden Veranstaltungen
- Unterstützung bei Agendaerstellung, Protokollierung und Nachverfolgung
- Automatisierte Transkription und Highlight-Zusammenfassung von Besprechungen
- KI-Tools zur optimalen Zeitfindung und Teilnehmerkoordination
- Dokumentenmanagement und Recherche
- Automatische Strukturierung, Kategorisierung und Versionierung von Dateien
- KI-gestützte Zusammenfassungen und Auswertungen von Dokumenten
- Unterstützung bei interner und externer Recherche (z. B. Anbietersuche, Wissensdatenbanken)
- Assistenz bei Reiseplanung und Spesenabrechnung
- Intelligente Buchungsvorschläge auf Basis von Nutzerpräferenzen
- Automatisierte Erstellung von Reiseunterlagen und Checklisten
- Vereinfachte Spesenabrechnung durch Belegerkennung und Datenerfassung
- Grenzen, Datenschutz und ethische Aspekte
- Datenschutzkonforme Nutzung von KI im Assistenzalltag
- Verantwortungsbewusster Umgang mit Automatisierung und sensiblen Daten
- Rolle der Assistenz als Schnittstelle zwischen Mensch und Maschine
- Übung:
- Entwicklung eines optimierten Tagesablaufs mit Unterstützung KI-gestützter Tools: Auswahl, Konfiguration und Bewertung von Anwendungen für die typische Aufgabenvielfalt in der Teamassistenz.
LernzieleNach dem Seminar verstehen die Teilnehmenden die Funktionsweise und Einsatzmöglichkeiten von KI-Tools im Assistenzbereich. Sie können diese gezielt auswählen, anwenden und damit typische Büroprozesse spürbar optimieren.
ZielgruppenDas Seminar richtet sich an Team- und Direktionsassistenzen, Office Manager:innen, Verwaltungsfachkräfte sowie digitale Koordinator:innen mit Grundkenntnissen in Büroorganisation und IT, die ihre Effizienz mit Hilfe von KI steigern möchten.
