Effektive KI Tools für Assistenz und Office-Management - Online-Kurz-Schulung, Dauer 3 Stunden

Assistenzen und Office-Manager/innen müssen trotz Termindruck und Informationsflut den reibungslosen Ablauf im Büro jederzeit sicherstellen. Durch die stetig wachsenden Aufgabenfelder nimmt der Workload immer weiter zu und ist alleine kaum noch zu bewältigen. KI-Programme wie ChatGPT, languagetool und Co. können Assistenzen und Office-Manager/innen in ihrem Arbeitsalltag unterstützen und ihnen wieder mehr Zeit für wichtige Aufgaben verschaffen. Welche KI-Tools im Office relevant sind und wie diese am effizientesten eingesetzt werden, erfahren die Teilnehmenden in der dreistündigen Online-Kurz-Schulung. 

Ziele & Nutzen

Die Teilnehmenden

• erfahren, mit welchen KI-Tools sie ihren Arbeitsalltag als Assistenz bzw. Office-Manager/in optimieren können 
• erhalten konkrete Beispiele und Anwendungsfälle, wie sie die Tools in ihre Workflows integrieren können 
• erleben die KI-Tools während der Schulung in Aktion und können ihre Fragen direkt an die Referentin stellen 

Methodik

Während der Online-Kurz-Schulung erhalten die Teilnehmenden Einblicke in die verschiedenen KI Tools und haben so die Möglichkeit für sich zu eruieren, welche Anwendungen für sie relevant sind. Mittels Video- und Audioübertragen haben die Teilnehmer – wie in einer echten Seminaratmosphäre– jederzeit die Gelegenheit ihre Fragen zu stellen und sich interaktiv auszutauschen.

Inhalte

1. Einführung in Künstliche Intelligenz

• Was ist KI? Überblick über verschiedene Arten und Funktionsweisen
• Chancen und Herausforderungen im beruflichen Kontext

2. KI im Büroalltag – Anwendungen und Tools

• Effizienter arbeiten mit Chatbots und Sprachassistenten (z. B. ChatGPT, Copilot und Co.)
• Kreative Präsentationen gestalten 
• Sprache in Text umwandeln (und umgekehrt) mit OneNote Transkription Teams Transkription
• Texte paraphrasieren, prüfen, lektorieren und zusammenfassen mit Language Tool und DeeplWrite

3. Personalisierte KI-Lösungen entwickeln

• Eigene GPTs erstellen und anpassen (z. B. mit ChatGPT Custom GPTs sowie Copilot Agenten)
• KI-Agenten für wiederkehrende Aufgaben im Office-Management konfigurieren (Berichte, Reports, Protokolle, Social Media etc.)

4. Zukunftsausblick: Microsoft Copilot und die nächste Generation KI im M365

• Wie KI sich im Office365  Umfeld bewährt (Outlook, Word, PowerPoint, Excel, Forms, 

5. Praktische Anwendung und Integration

• KI-Tools sicher und zielgerichtet bedienen
• Tipps für die effektive Zusammenarbeit mit KI – Prompt Modifikatoren
• Kommunikation zwischen Mensch und Maschine optimieren – das richtige Prompting
• Monitoring und Bewertung der Tool-Effektivität  

Teilnehmerkreis

Alle, die ihre Produktivität im Büroalltag durch die Hilfe von KI Tools verbessern möchten.