Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren

Ziel des Seminars ist es, die Dokumentationspflichten im Vergabeverfahren unterhalb und oberhalb der Schwellenwerte unter Berücksichtigung der neuesten Rechtsprechung zu beleuchten.Das Bewusstsein für eine vergaberechtskonforme Dokumentation wird geschärft und eingeübt. Hierbei werden insbesondere immer wieder auftretende Fallstricke bei der Dokumentation besprochen und anhand von Praxisbeispielen erläutert. Dem Referenten ist der Dialog mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern wichtig.

1. Grundsätzliche vergaberechtliche Anforderungen,8 VgV
   • Aufbau des Vergabevermerks
   • Strukturierung der Vergabeakte
   • Zeitpunkt der Dokumentation: Beginn und Ende der Dokumentation
   • Form der Dokumentation
   • Heilungsmöglichkeiten von Dokumentationsmängeln im Nachprüfungsverfahren
2. Einzelheiten zur Dokumentation in Sonderkonstellationen
   • Dokumentation zum Gebot der Losaufteilung, von der Losbildung bis zur Loslimitierung
   • Dokumentation von Gesamtvergaben am Beispiel der Vergabe an einen Generalunternehmer
   • Dokumentation von Produktvorgaben und Alleinstellungsmerkmalen
   • Dokumentation von Nebenangeboten
   • Aufhebungsentscheidung vergaberechtskonform dokumentieren
3. Einbindung und Nutzung von E-Vergabeplattformen
   • Überblick der Plattformen
   • Schnittstellen zur Übermittlung der Vergabeakte an Vergabekammern
   • Dokumentationsanforderung bei technischen Fehlern der Vergabeplattform, insb. kurz vor Ablauf der Fristen
   • Gestaltung von Frage- und Antwortkatalogen auf Bieterfragen
4. Zuwendungs- und beihilfenrechtliche Anforderungen
   • Dokumentationsanforderungen aus den Allgemeinen Nebenbestimmungen von Zuwendungsbescheiden
   • Folgen von fehlerhafter Dokumentation bei Fördermitteln
   • Beihilfenrechtliche Dokumentationsvoraussetzungen nach De-minimis, AGVO und Dienstleistungen von allgemeinem wirtschaftlichem Interesse
5. Auskunftsansprüche von Bietern in die Dokumentation
   • Anforderungen an die Vorabinformation nach134 GWB
   • Anspruch auf Akteneinsicht im Nachprüfungsverfahren
   • Überblick über weitere Informationsansprüche