Die digitale Personalakte – Einführung und Umsetzung als Online-Seminar

• Grundlagen und Potenziale der digitalen Personalakte
• Projektplanung zur Einführung – von der Analyse bis zum Go-Live
  • Strategie: Ziele, Umfang und Budget definieren
  • Make-or-Buy: Interne Umsetzung vs. externe Dienstleister:innen
  • Umgang mit Altakten: Digitalisierung, Aufbewahrung und Vernichtung
• Der rechtliche Rahmen – Anforderungen sicher umsetzen
  • DSGVO-Grundlagen: Datenerhebung, -speicherung und Löschkonzepte
  • Anforderungen an digitale Dokumentation und Archivierung
  • Elektronische Signaturen und rechtliche Anforderungen (eIDAS)
  • Umgang mit Dokumenten mit Schriftformerfordernis (z. B. Arbeitsverträge, Kündigungen)
  • Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat: Mitbestimmungsrechte beachten
• Technische Implementierung und Systemauswahl
  • Systemarchitektur: Cloud, On-Premise oder Hybrid?
  • Entwicklung eines Berechtigungs- und Zugriffskonzepts
  • Verschlüsselung, Protokollierung und Datensicherheit
  • Anforderungen an eine rechts- und revisionssichere Archivierung
  • Erstellung einer Verfahrensdokumentation
• Führung und Organisation der digitalen Akte
  • Aufbau und Struktur der digitalen Akte
  • Neue Dokumentenformate und deren Handhabung
  • Notwendige und zulässige Inhalte definieren
• Change Management und Kommunikation im Einführungsprozess
• Ausblick: Trends und zukünftige Entwicklungen (z. B. KI-gestützte Dokumentenanalyse)

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung werden viele Prozesse im Dokumentenmanagement bereits standardmäßig automatisiert abgewickelt. Die digitale Personalakte ermöglicht jedem Unternehmen einen weiteren entscheidenden Schritt in diese Richtung. Ein großer Vorteil der digitalen Personalakte besteht darin, Prozesse im Personalwesen zu vereinfachen und zu beschleunigen.

In unserem Seminar informieren wir Sie umfassend über die Umstellung auf die digitale Personalakte. Sie erhalten eine strukturierte Anleitung, die alle rechtlichen, technischen und organisatorischen Aspekte für eine erfolgreiche Einführung berücksichtigt und Ihnen Handlungssicherheit gibt.

Fach- und Führungskräfte aus dem Personalwesen, Personalleiter:innen, HR-Business-Partner:innen sowie IT-Verantwortliche und Projektleitende, die die Einführung einer digitalen Personalakte planen, umsetzen oder begleiten.