Die Zusammenarbeit zwischen Fachbereichen und Vergabe als Erfolgsfaktor

Eine erfolgreiche Beschaffung ist ein Gemeinschaftsprojekt und kann nur gelingen, wenn Beschafferinnen und Beschaffer „Hand in Hand“ mit den jeweiligen Fachbereichen zusammenarbeiten.

Doch das ist leichter gesagt als getan: Nahezu alle Auftraggeber erleben strukturelle, organisatorische und inhaltliche Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von Vergabe- und Fachbereichen. Vielfach entsteht der Eindruck, „man spreche nicht dieselbe Sprache“. Zeitdruck, Kommunikations- und Abstimmungsprobleme sowie unklare Rollen sind die häufigsten Ursachen für diese Probleme.

Richtig organisiert, im Optimalfall beginnend weit vor der Erstellung der Vergabeunterlagen (insb. der Leistungsbeschreibung), kann sich die Zusammenarbeit von Vergabe und Fachbereichen jedoch als harmonisch und erfolgreich erweisen.

Die Fachbereiche werden dann bereits bei der Bedarfsermittlung und in der Planungs- und Vorbereitungsphase unterstützt. Sie liefern der Vergabe ihrerseits die benötigten fachlichen Informationen. So entsteht eine Win-Win-Situation und die Vergabepraxis des eigenen Hauses wird schneller, effizienter und erfolgreicher.

Das Seminar zeigt anhand aller Phasen einer Beschaffung und besonders praxisorientiert auf, wie die Zusammenarbeit von Vergabe- und Fachbereichen zum Erfolgsfaktor wird.

Inhalte: 

Das Seminar erfasst die Zusammenarbeit von Vergabe- und Fachbereichen vom Beginn bis zum Ende einer Beauftragung. Erfasst werden insbesondere die folgenden Schritte:

• Markterkundung und Bedarfsermittlung
• Wahl des passenden Vergabeverfahrens (Soll verhandelt werden? Wer übernimmt welche Rolle im Verfahren?)
• Organisation der Zusammenarbeit & Rollenverteilung
• Do’s and Dont’s beim Aufstellen einer gemeinsamen Arbeits- und Zeitplanung
• Gemeinsame Ablage/Aktenführung, Organisation der gemeinsamen Arbeit an den Kerndokumenten der Ausschreibung (Leistungsbeschreibung, Leistungskriterien, Vertrag), Umgang mit Abwesenheiten)
• Besonderer Fokus: Zusammenarbeit bei der inhaltlichen Erstellung der Vergabedokumente, insb. Leistungsbeschreibung und Vertrag
• Umgang mit Bewerber-/Bieterfragen
• Zeitplanung (Vom Kickoff-Termin bis zum Zuschlag)
• Effiziente Organisationsstrukturen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit
• Typische Fragen von Fachbereichen an Vergabestellen – anschaulich dargestellt in Form von „FAQs“
• Dokumentation und Lessons Learned erfolgreich umsetzen
• Ihr Praxisbeispiel / Ihre Fragen 

Das Seminar gibt einen Überblick über die Herausforderungen bei der Zusammenarbeit von Vergabestelle und Fachbereichen und zeigt anhand konkreter Empfehlungen zahlreiche Möglichkeiten auf, wie man das volle Potential aus dieser Teamarbeit ausschöpfen kann.

Es werden zahlreiche Praxisbezüge hergestellt und Praxisbeispiele präsentiert. Die Teilnehmenden erhalten die Gelegenheit, sich aktiv einzubringen. Eigene Fragen sind ausdrücklich erwünscht, denn das Seminar versteht sich als eine Soforthilfe „aus der Praxis, für die Praxis“. Arbeitsgrundlage ist eine umfangreiche Präsentation, ergänzt um eine exklusive Checkliste mit Do’s and Dont’s, die in dieser Form ausschließlich in diesem Seminar zur Verfügung gestellt wird.

Das Seminar richtet sich an alle Beschafferinnen und Beschaffer in Bund, Ländern, Kommunen und weiteren öffentlichen Auftraggebern wie Hochschulen und Uni-Kliniken. Weiterhin gehören Mitarbeitende von Fachbereichen und Querschnittsbereichen, die bei Vergaben häufig involviert werden, zur Zielgruppe des Seminars. Dazu gehören z.B. die Bereiche Datenschutz, IT-Sicherheit, Justiziariat, Haushalt, Vertragsmanagement, Liegenschaftsverwaltung oder Projektunterstützung (z.B. ein PMO). Mitarbeitende aus den Bereichen Vertrags- und Lieferantenmanagement sind ebenfalls willkommen, genauso interessierte Bieter.