Ausschreibung von Modellen des Mitarbeiterfahrradleasing im Wege der Entgeltumwandlung

Die Nachfrage nach Mitarbeiterfahrrädern im öffentlichen Bereich nimmt derzeit deutlich zu. Zum einen ist das auf ein geändertes Umweltbewusstsein und zum anderen auf einen zunehmenden Fokus auf Mitarbeitergesundheit zurückzuführen. Dazu wurde vor kurzem auch das Tarifrecht für Beschäftigte im öffentlichen Dienst angepasst, wobei der Gesetzgeber derzeit bereits an Regelungen für weitere Personengruppen im öffentlichen Bereich arbeitet. Auf dieser Grundlage können Mitarbeitern im öffentlichen Bereich von deren Arbeitgebern Leasingfahrräder im Wege der Entgeltumwandlung zur Verfügung gestellt werden. Hierdurch leistet die öffentliche Hand einen Beitrag zur Verkehrswende und bieten ihren bestehenden sowie zukünftigen Mitarbeitern einen attraktiven Anreiz.

I. Einführung und Überblick über den Rechtsrahmen

1. Leistungsbeziehungen beim Mitarbeiterfahrradleasing
2. Geltende Rechtsgrundlagen zur Projektumsetzung
3. Entgeltumwandlung bei Bund, Ländern und Kommunen
4. Vergaberechtsrahmen für Beschaffungen

II. Vorbereitung des Vergabeverfahrens

1. Festlegung des Leistungsumfangs und -zuschnitts
2. Bündelung von Bedarfen als Lösungsansatz
3. Wahl der richtigen Verfahrensart
4. Vorgabe von zielführenden Eignungskriterien
   1. Anforderungen an die Veröffentlichung
   2. Möglichkeiten des Vorgehens für Eignungsprüfung
   3. Ausgewählte Eignungskriterien anhand von Beispielen
5. Festlegung von projektspezifischen Zuschlagskriterien
   1. Anforderungen an die Veröffentlichung
   2. Möglichkeiten des Vorgehens für Zuschlagsprüfung
   3. Ausgewählte Zuschlagskriterien anhand von Beispielen
6. Vertragliche Besonderheiten bei der Umsetzung
   1. Vertragsstruktur und mitgeltende Vertragsbestandteile
      1. Preisparameter
      2. Konzepte der Unternehmen
      3. Vertragsdokumente für den Leistungsabruf
      4. Rahmen- und / oder Einzelleasingvertrag
      5. Überlassungs- und Entgeltumwandlungsvereinbarung
   2. Festlegung der Abrufberechtigung
      1. Auftraggeber bei Rahmenvereinbarung
      2. Abgrenzung zwischen Dienstleister und Leasinggeber
      3. Abrufberechtigte Mitarbeiterkreise
   3. Definition von leasingfähigen Gegenständen
      1. Wertgrenzen für Fahrräder
      2. Leasingfähiges Zubehör
   4. Überlassung, Umsetzungs- und Zusatzleistungen
   5. Festlegung zur Umsetzung
   6. Vorgaben zur Abrechnung von Leistungen
   7. Versicherungsschutz und Störfallmanagement

III. Durchführung des Vergabeverfahrens

1. Veröffentlichung der Bekanntmachung und Vergabeunterlagen
2. Umgang mit Bewerber- bzw. Bieterfragen
3. Prüfung und Wertung von Teilnahmeanträgen (Bewerbungen) und Angeboten
4. Rechtskonforme Umsetzung von Aufklärungen
5. Vorbereitung und Durchführung von Verhandlungen
6. Erteilung des Zuschlags im sog. Ober- und Unterschwellenbereich

IV. Anforderungen an die Dokumentation

In dem Seminar werden interessierten Teilnehmern die wesentlichen rechtlichen Aspekte aus der Praxis für eine effiziente und rechtssichere Ausschreibung von Rahmenvereinbarungen für das Leasing von Mitarbeiterfahrrädern aufgezeigt. Dazu werden den Teilnehmern die Grundlagen und die typischen Fragestellungen unter Berücksichtigung aktueller Entwicklungen in der vergaberechtlichen Rechtsprechung anhand von konkreten Beispielen aus aktuellen Beschaffungsprojekten vermittelt. Den Teilnehmern soll auf diese Weise ein erster „Leitfaden“ zur Umsetzung an die Hand gegeben werden.

Das Seminar richtet sich an Vertreter von Behörden auf Kommunal- und Landesebene, die mit der Umsetzung eines entsprechenden Vorhabens zum Leasing von Mitarbeiterfahrrädern betraut sind und – ggf. gemeinsam mit anderen öffentlichen Stellen – Interesse an einer solchen Umsetzung haben.