SharePoint und Power Automate: Workflows und Geschäftsprozesse in Köln

• Tag 1: SharePoint-Trigger, Actions und erste Workflows
• 1. Power Automate im SharePoint-Kontext: Überblick und Architektur
  • Warum Power Automate? SharePoint Designer seit November 2023 deaktiviert, keine Wahl mehr. Power Automate als Nachfolger: mächtiger, flexibler, Cloud-nativ, integriert in M365-Ökosystem. Steilere Lernkurve, Governance komplexer.
  • Power-Automate-Varianten: Cloud Flows (Standard für SharePoint), Desktop Flows (RPA), Business Process Flows (Dynamics). Für SharePoint: fast immer Cloud Flows.
  • Lizenzmodell: Standard-Connectors (SharePoint, Outlook, Teams, Excel) in M365 enthalten; Premium-Connectors (Dataverse, HTTP, SQL Server, SAP, Salesforce) erfordern Power Automate Per-User-Plan oder Per-Flow-Plan.
  • Flow-Typen nach Trigger: Automated (reagiert auf Ereignis), Instant (manuell aus SharePoint startbar), Scheduled (zeitbasiert), Approval-Flows, SharePoint-spezifisch (For a selected item / file").
  • Praxis-Übung: Ersten Flow bauen - Wenn neues Element in Liste erstellt -> E-Mail an Site Owner". Trigger, Action, Test-Ausführung.

• 2. SharePoint-Trigger im Detail
  • Listen-Trigger und Bibliothek-Trigger: When an item is created / modified / deleted", When a file is created / modified", For a selected file / item" für manuelle Starts aus SharePoint. Verzögerungen und Limitierungen verstehen.
  • Trigger-Filter und Trigger Conditions: Nicht jedes Ereignis soll den Flow auslösen. OData-Syntax für Conditions, z.B. nur bei bestimmtem Status oder Content Type. Verhindert unnötige Flow-Runs und Endlosschleifen.
  • SharePoint-Webhook-Limits: Throttling (600 Ops/Min pro User), Trigger-Delay (0-5 Min), Webhook-Lebensdauer mit automatischer Erneuerung.
  • Race Conditions: Wenn mehrere Flows gleichzeitig auf dasselbe Element reagieren. Lösung: Trigger Conditions, Status-Felder als Marker, klare Zuständigkeiten.
  • Praxis-Übung: Flow mit Trigger Condition - Wenn Element in Liste Urlaubsanträge erstellt, aber nur wenn Status = Eingereicht". Race-Condition provozieren und analysieren.

• 3. SharePoint-Actions: Lesen, Schreiben, Suchen
  • Lese-Actions: Get item" / Get items" mit OData-Filter, Get file content", Get file properties". Serverseitiges Filtern spart API-Calls.
  • Schreib-Actions: Create / Update / Delete item", Create / Update / Delete file". Typische Falle: Update item" benötigt alle Pflichtfelder.
  • Spezielle Felder: Lookup, Managed Metadata, Personenfelder - jeweils als Object mit spezifischer Struktur. Häufige Fehlerquelle beim Schreiben.
  • Send HTTP request to SharePoint": REST API direkt aufrufen für Operationen, die Standard-Actions nicht abdecken (Listen erstellen, Permissions setzen). Mächtig, aber Last Resort.
  • Praxis-Übung: Flow bauen, der alle offenen Urlaubsanträge älter als 7 Tage findet und Genehmiger erinnert. Get items mit OData-Filter, Apply to each mit Benachrichtigung.

• 4. Bedingungen, Schleifen und Variablen
  • Condition und Switch: Einfache If-Verzweigung vs. Multi-Weg-Verzweigung. Entscheidungsregeln: Wann welches Konstrukt?
  • Apply to each: Iteration über Collections, parallel vs. sequentiell, Concurrency Control. Häufige Falle: Variablen in parallelen Schleifen -> Race Condition.
  • Do until: Schleife mit Abbruchbedingung, Count-Limit, Timeout. Typischer Use Case: Warten auf Statusänderung.
  • Variablen und Scopes: Initialize, Set, Increment, Append. Scopes für bessere Übersicht und Fehlerbehandlung. Parallel Branches für gleichzeitige Ausführungen.
  • Praxis-Übung: Workflow mit Condition, Switch und Apply to each: Eingangsrechnung -> Switch nach Betrag (< 1.000automatisch, 1.000-10.000Abteilungsleiter, > 10.000Geschäftsführung).

• Tag 2: Genehmigungen, Dokumentenprozesse und Migration
• 5. Approval-Action: Genehmigungsworkflows professionell bauen
  • Approval-Typen: First to respond, Everyone must approve, Custom responses (Wait for all / one). Wahl hängt vom Geschäftsprozess ab.
  • Approval-Erlebnis: Benachrichtigung per E-Mail (mit Buttons in Outlook), in Teams (Adaptive Card), auf Mobile, im Approvals Center. Nahtlose Cross-Device-UX.
  • Mehrstufige Genehmigungen: Sequenzielle Approval-Stufen mit bedingten Verzweigungen (z.B. 2. Stufe nur bei Betrag > 10.000 ).
  • Eskalationen und Vertretungen: Reminder-Flows, Timeout mit Eskalation an Stellvertreter oder Vorgesetzte. Umsetzung mit Do-Until und Scheduled Flows.
  • Parallelgenehmigungen: Fachabteilung + Compliance + Legal gleichzeitig. Wait for all / Wait for one.
  • Approval-Historie dokumentieren: Responses, Comments, Timestamps in SharePoint-Liste als Audit-Trail.
  • Praxis-Übung: Mehrstufigen Urlaubsantrag-Workflow bauen - Abteilungsleiter-Genehmigung -> bei Abwesenheit > 3 Tage -> Eskalation an Bereichsleiter -> Eintrag in HR-Kalender -> Teamnachricht.

• 6. Dokumentenlebenszyklen: Upload bis Archivierung
  • Standard-Dokumentenprozess: Upload -> Metadaten -> Review / Genehmigung -> Veröffentlichung -> Benachrichtigung -> Retention -> Archivierung/Löschung.
  • Multi-Approver-Reviews: Beispiel Richtlinie - Draft -> Fachreview -> Legal Review -> Geschäftsführung -> Veröffentlichung -> Benachrichtigung an alle.
  • Versionierung und Metadaten: Automatische Zuweisung von Retention Labels basierend auf Content Type (Vertrag 10 Jahre, Rechnung 7 Jahre). Voraussetzung: saubere Informationsarchitektur.
  • Archivierung: Scheduled Flows verschieben abgelaufene Dokumente in Archiv-Bibliothek oder SharePoint Archive (günstigerer Storage für Massenarchivierung).
  • Integration mit SharePoint Premium und Copilot: Power Automate kann KI-Klassifizierung triggern, Copilot-Actions für Zusammenfassungen und Sentiment-Analyse nutzen. Brücke zum GFU-Seminar SharePoint Premium" (NEU, 3T).
  • Praxis-Übung: Vertragslebenszyklus-Flow bauen: Vertrag hochgeladen -> Multi-Approver-Review -> bei Freigabe Retention Label, Archiv-Bibliothek, Benachrichtigung. Scheduled Flow: 90 Tage vor Ablauf -> Erinnerung.

• 7. Migration: Von SharePoint Designer zu Power Automate
  • Bestandsaufnahme: Workflows per SharePoint Designer Workflow Assessment oder PowerShell identifizieren. Pro Site Collection und Liste: aktive Workflows, Nutzung, Obsoleszenz prüfen.
  • Workflow-Klassifizierung: (A) Einfache Benachrichtigungen -> 1:1 in Power Automate (30 Min/Flow). (B) Genehmigungsworkflows -> Approval Actions (1-2 Std/Flow). (C) Komplexe State Machines -> Neukonzeption (1-3 Tage/Flow). (D) Custom Logic mit JavaScript -> Neuentwicklung in SPFx oder Azure Functions.
  • Migrations-Workflow: Original dokumentieren -> in Power Automate nachbauen -> parallel laufen lassen -> Vergleichstest -> Cutover.
  • Was anders ist: Keine Workflow-Pause (Polling statt Wait for Event), keine CAML-Queries (OData stattdessen), laufende Instanzen teils kostenpflichtig bei hohem Volumen.
  • Migrations-Inventar: Spreadsheet mit Workflow-Name, Site, Trigger, Komplexität, Aufwand, Priorität. Roadmap: Quick Wins zuerst, dann Genehmigungen, zuletzt komplexe State Machines.
  • Praxis-Übung: Einen bereitgestellten SharePoint Designer Workflow (3-stufig mit Eskalation) in Power Automate migrieren. Für 5 weitere Workflows nur auf Basis der Beschreibung den Migrationsaufwand schätzen.

• 8. Integrationen: Teams, Outlook, Excel, Forms und mehr
  • Teams-Integration: Adaptive Cards (interaktive Karten mit Buttons, Dropdowns), Bot-Benachrichtigungen, Teams-Meetings aus Flow, Power Automate Bot für manuelle Starts.
  • Outlook-Integration: E-Mail als Trigger (Filter nach Absender, Betreff, Anhang), formatierte E-Mails senden, Anhänge extrahieren, Kalendereinträge erstellen.
  • Excel-Integration: Excel als Datenquelle (Get rows, Add row), Excel-Berichte aus SharePoint-Daten generieren, Kombination mit Office Scripts.
  • Forms-Integration: Microsoft Forms als Einreichungsformular, Formularantworten in SharePoint-Liste schreiben. Limitierung: für komplexe Formulare Power Apps nutzen.
  • Power Apps + Power Automate: Power App als Frontend, Flow als Backend. Brücke zum GFU-Seminar Power Apps" (S2138, 3T).
  • Externe Systeme: HTTP-Action für REST-APIs, SQL Server, SAP, Salesforce - meist Premium-Connectors.
  • Praxis-Übung: End-to-End-Prozess bauen: Forms-Formular IT-Support-Anfrage" -> SharePoint-Liste -> Adaptive Card in Teams -> Antwort triggert Statusänderung -> Benachrichtigung an Antragsteller.

• Tag 3: Fehlerbehandlung, Governance und eigene Prozesse
• 9. Robust bauen: Fehlerbehandlung, Retry und Monitoring
  • Fehlerquellen: Netzwerkfehler, Berechtigungsfehler, Datenfehler, Throttling, Race Conditions. Standard-Verhalten: Flow bricht ab, Admin bekommt E-Mail, User nichts.
  • Configure Run After: Jede Action konfigurierbar nach Success / Failure / Skipped / Timed out der vorherigen Action. Basis für Error-Handler-Pattern.
  • Try-Catch-Pattern mit Scopes: Scope Try" mit Hauptlogik, Scope Catch" nur bei Failure, Scope Finally" immer. Bewährtes Muster für produktive Flows.
  • Retry Policy: Automatische Wiederholung bei Transient Errors. Default: 4 Retries, exponential Backoff. Konfigurierbar pro Action.
  • Alerting und Monitoring: Run History im Portal, E-Mail bei Failures, Power Automate Mobile App, Center of Excellence Kit für Enterprise-Monitoring.
  • Testen: Manueller Test mit Simulation, Resubmit früherer Ausführungen, Staging-Environment vor Produktion.
  • Praxis-Übung: Bestehenden Flow um Try-Catch-Pattern und Retry-Logik erweitern. Failures provozieren (ungültiger API-Call, Berechtigungsfehler) und Fehlerbehandlung demonstrieren. Alerting in Teams-Channel einrichten.

• 10. Governance: Workflows im Unternehmen beherrschbar machen
  • Das Wildwuchs-Problem: Ohne Governance baut jeder eigene Flows - niemand weiß, wie viele existieren, wer sie besitzt, was sie tun. Verwaiste Flows bei Mitarbeiterwechsel. Sicherheitsrisiko durch Datenabfluss.
  • Environments: Default-Environment für persönliche Flows, dedizierte Environments (Prod, Test, Dev) für Business-kritische Flows. Governance-Basis.
  • Data Loss Prevention (DLP) Policies: Connector-Gruppen (Business, Non-Business, Blocked). Verhindert, dass ein Flow Daten zwischen Gruppen bewegt (z.B. SharePoint -> Twitter).
  • Flow Ownership: Mindestens 2 Owner pro Flow, Service Accounts für Business-kritische Flows statt persönlicher Accounts (überlebt Mitarbeiterwechsel).
  • Center of Excellence (CoE) Starter Kit: Microsofts kostenloses Toolkit für Power-Platform-Governance - Flow-Inventar, Usage-Analytics, Orphaned-Flow-Erkennung, Best-Practice-Prüfung.
  • Naming Conventions und Dokumentation: Flow-Name mit Prefix (GRP_Dept_Process), Beschreibung und Kommentare bei komplexen Actions. Wie Code-Dokumentation.
  • Premium vs. Standard Lizenzen: Organisatorische Entscheidung - wer braucht Premium? Per-User-Plan vs. Per-Flow-Plan für Service-Account-Szenarien.
  • Praxis-Übung: Governance-Konzept für die eigene Organisation: Environments-Strategie, DLP-Policy (Connector-Gruppen), Naming Convention, Monitoring-Setup.

• 11. Praxis-Workshop: Unser Geschäftsprozess als Workflow"
• Phase 1 - Prozess auswählen und modellieren (20 Min):
  • Realen Geschäftsprozess auswählen (Onboarding, Reisekostenantrag, Bestellfreigabe, Vertragsmanagement, Support-Ticket, Content-Veröffentlichung).
  • Flowchart skizzieren: Trigger, Entscheidungspunkte, Akteure, Eskalationen, Ausstiegspunkte.

• Phase 2 - Flow bauen (30 Min):
  • Prozess in Power Automate umsetzen: SharePoint-Liste, Genehmigungsschritte, Benachrichtigungen, Eskalationen, Fehlerbehandlung.
  • Mindestens: Trigger + Condition + Approval + SharePoint-Action + E-Mail + Try-Catch.
  • Test-Durchlauf mit realen Daten.

• Phase 3 - Peer-Review und Hardening (10 Min):
  • Flow vorstellen. Feedback: Fehlerbehandlung vorhanden? Logik nachvollziehbar? Governance beachtet?
  • Stresstest: Der Genehmiger ist im Urlaub - was passiert?" Der Trigger feuert 100 pro Minute - was passiert?"

LernzieleJede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit fünf funktionierenden Workflows (Benachrichtigung, mehrstufige Genehmigung, Dokumentenlebenszyklus, Migrations-Beispiel, eigener Geschäftsprozess), dem Verständnis aller SharePoint-Trigger und -Actions, der Fähigkeit, robuste produktionsreife Flows zu bauen (Fehlerbehandlung, Retry, Alerting), einem Migrationsplan für bestehende SharePoint Designer Workflows und einem Governance-Konzept für die eigene Organisation.Zielgruppen

• SharePoint-Anwender und Site Owner: Die SharePoint-Listen und -Bibliotheken mit Workflows erweitern (Genehmigungen, Benachrichtigungen, Dokumentenlebenszyklen).
• SharePoint-Administratoren: Die bestehende SharePoint Designer Workflows auf Power Automate migrieren und eine Workflow-Governance etablieren.
• Prozessverantwortliche und Fachbereiche: Die Geschäftsprozesse (Urlaubsantrag, Bestellfreigabe, Vertragsmanagement, Onboarding) mit SharePoint und Power Automate automatisieren.
• M365-Power-User: Die über einfache Flows hinaus gehen und robuste, fehlertolerante Workflows für Produktionsumgebungen bauen.
• IT-Projektleiter: Die Migrationen von SharePoint Designer Workflows planen und die Business-Cases bewerten.

Voraussetzungen: Fundierte SharePoint-Online-Kenntnisse (Sites, Listen, Bibliotheken, Content Types, Berechtigungen). Erste Power-Automate-Erfahrung ist hilfreich, aber nicht zwingend - die Grundlagen werden wiederholt. Idealerweise Besuch von SharePoint Online für Anwender" (S2014, 3T) und Power Automate for Beginners" (S5016, 3T) oder Microsoft 365 Power Automate" (S2220, 3T).Abgrenzung: Dieses Seminar verbindet SharePoint und Power Automate mit einem SharePoint-Fokus - Trigger, Actions, Prozesse und Governance speziell für SharePoint-basierte Workflows. Es ist kein allgemeines Power-Automate-Einsteigerseminar (dafür: S5016, 3T), kein Power-Automate-Workshop (dafür: S2812, 2T), kein RPA-Seminar (dafür: PL-500, S5092, 5T) und kein SharePoint-Grundlagenseminar (dafür: S2014/S3477).