Meetings, die wirken – mit KI zu mehr Struktur, Tempo und Ergebnissen in Duisburg

Künstliche Intelligenz sinnvoll einsetzen – von der Vorbereitung bis zur Nachbereitung von Meetings und Workshops

Beschreibung

Wie können wir Meetings mithilfe von KI so gestalten, dass sie Zeit und Ressourcen sparen, Transparenz und Beteiligung fördern und gleichzeitig verantwortungsvoll sowie datenschutzkonform eingesetzt werden? 

Meetings gehören zum Arbeitsalltag – und zählen zugleich zu den größten Zeit- und Effizienzfaktoren in Organisationen. Zwischen unklaren Zielsetzungen, ausufernden Diskussionen und aufwendiger Nachbereitung geht wertvolle Arbeitszeit verloren. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Transparenz, Dokumentation und Ergebnisqualität – insbesondere im öffentlichen Kontext. Der Workshop Meetings, die wirken – mit KI zu mehr Struktur, Tempo und Ergebnissen zeigt, wie Künstliche Intelligenz gezielt zur Prozessverbesserung eingesetzt werden kann: als strukturierende Assistenz, als Sparringspartner in der Vorbereitung und als Unterstützung bei Dokumentation und Wissenssicherung.

Veranstaltungsformat:

Der 1-tägige Workshop findet am 17.09.2026 im BEW Duisburg statt.

Für den 24.09.2026 ist in der Zeit von 10:00 - 12:00 Uhr ein Reflexions- und Vertiefungs-Termin im Online-Format geplant.

Zielgruppe

Führungskräfte und Teamleitungen, Projektverantwortliche, Mitarbeiter/-innen mit Steuerungs-, Koordinations- oder Moderationsaufgaben, insbesondere geeignet für Personen, die regelmäßig Meetings leiten oder strukturieren und KI-Anwendungen (z. B. im Microsoft-Umfeld) systematisch und verantwortungsvoll in ihre Arbeitsprozesse integrieren möchten.

Themen/Programm

Ausgangspunkt: Meetingrealität und Verbesserungspotenzial

• strukturierte Analyse typischer Besprechungs- und Workshopformate der Teilnehmenden
• Betrachtung von Zeitverlusten, Unklarheiten in Zielsetzung und Rollen, Dokumentationsaufwand sowie Medienbrüche
• KI als Instrument zur Prozessverbesserung
• Erhöhung von Entscheidungs- und Ergebnisqualität

KI-Nutzung und Entwicklung eines individuellen KI-Assistenten

• Unterstützung bei der Zielklärung, Agenda-Entwicklung, Rollenklärung, Meeting-Dramaturgie und im Erwartungsmanagement
• Definition typischer Anwendungsfälle aus der eigenen Organisation und Übersetzung in wiederverwendbare Prompt-Strukturen
• Copilot-Anwendungen in der Microsoftumgebung
• Standardisierung von Routine-Prozesse
• Praxistests weiterer geeigneter KI-Tools hinsichtlich Nutzen, Integrationsfähigkeit und Datenschutz

Konzeption und schrittweise Entwicklung individueller, auf den beruflichen Kontext zugeschnittener KI-Assistenten

KI als Unterstützung in der Meeting-Durchführung

• Simulierte Meetingprozesse
• schnellere Strukturierung von Beiträgen
• Priorisierung von Ergebnissen
• Perspektivwechsel und Verdichtung komplexer Diskussionen
• Souveräne, kontrollierte und verantwortungsvolle Nutzung von KI-Anwendungen

Intelligente Nachbereitung und Wissenssicherung

• Systematische Entlastung bei Dokumentation und Follow-ups
• Protokollerstellung
• Maßnahmenpläne
• Entscheidungszusammenfassungen
• Strukturierte Ablage

Datenschutz, Governance und Akzeptanz

• Rahmenbedingungen im öffentlichen Kontext
• Transparenz gegenüber Meetingteilnehmern/-innen
• Umgang mit sensiblen Inhalten
• Organisatorische Leitplanken
• Verantwortungsbewusste Implementierung
• Handlungssicherheit im Spannungsfeld zwischen Effizienzgewinn und regulatorischen Anforderungen

Transfer in die eigene Praxis

• Entwicklung konkreter Umsetzungsschritte
• Priorisierung von Anwendungsfeldern mit hohem Entlastungspotenzial
• Definition von Pilotformaten für den Einsatz der KI-Assistenten im eigenen Arbeitsbereich

Online-Vertiefung (2 Stunden)

• Reflexion erster Praxiserfahrungen mit dem entwickelten KI-Assistenten
• Analyse konkreter Anwendungsfälle
• Reflexion von Herausforderungen bei Integration, Akzeptanz oder Datenschutz
• Ergänzung von ausgewählten Funktionen – insbesondere im Microsoft-Umfeld – Vertiefung und Optimierung.
• Stabilisierung des Transfers und gezielte Weiterentwicklung individueller Mehrwertszenarien