Digitale Transformation im Einkauf für KMU in Köln

• Tag 1: Was, Warum, Werkzeuge, erster Pilot
• 1. Was digitale Transformation im Einkauf in einfachen Worten heißt
  • Bild dazu: Lieferanten-Liste als gemeinsames Adress-Buch (statt Excel-Datei einer Person), Anfragen als Vorlage (statt Mail-Pingpong), Bestellung mit einem Klick (statt fünf Schritte).
  • Was sich konkret ändert: alle Beteiligten sehen denselben Stand, weniger händische Wiederholung, automatische Nachweise für die neuen Pflichten, schnellere Vorgänge.
  • Anti-Muster: digitales Werkzeug einkaufen, ohne den eigenen Vorgang vorher zu klären; Konzern-Werkzeug für KMU-Lage; alles auf einmal umstellen statt schrittweise.
  • Praxis-Übung: Standort-Bestimmung - eigene Einkaufs-Lage in fünf Sätzen, drei Schmerz-Punkte, MVP-Ziel für Tag zwei festlegen.

• 2. Lieferanten und Vorgänge: erste Inventur
  • Lieferanten-Inventur: wie viele aktive Lieferanten, welche sind wirtschaftlich wichtig (A-/B-/C-Klassen), welche sind kritisch (nur ein Lieferant für ein wichtiges Teil).
  • Vorgangs-Inventur: typische Wege im Tages-Alltag (Direkt-Bestellung bei Stamm-Lieferant, Anfrage mit drei Angeboten, Rahmen-Vertrag mit Abruf, Marketplace-Bestellung für Büro-Material).
  • Pflicht-Inventur: gelten LkSG, CSRD, EUDR oder CBAM für die eigene Firma direkt oder indirekt (über Auftraggeber-Druck)?
  • Praxis-Übung: Inventur-Werkstatt - eigene Lieferanten in drei Klassen einteilen, drei typische Vorgangs-Wege beschreiben, eine erste Pflicht-Einschätzung notieren.

• 3. Die wichtigsten Werkzeuge ohne Tech-Sprache
  • E-Procurement-Werkzeug in einfachen Worten: gemeinsames Bestell-System für Einkäufer, Bedarfs-Träger und Geschäftsleitung; mit Lieferanten-Portal, Anfrage-Lage, Bestellung, Genehmigungs-Lage.
  • Werkzeug-Übersicht für KMU: Onventis (DACH-Anbieter aus Stuttgart, KMU-freundlich), JAGGAER (mid-market, gute SAP-Anbindung), Coupa (global, größere Lage), SAP Ariba (für SAP-Welt), Mercateo/Unite (Marketplace mit Millionen Artikeln für C-Teile-Beschaffung).
  • Was die Werkzeuge mit der Buchhaltung verbindet: Anbindung an DATEV, Lexware, sevdesk oder das eigene ERP; eingehende Rechnungen automatisch zuordnen.
  • Praxis-Übung: Werkzeug-Werkstatt - aus den eigenen Anforderungen die zwei besten Werkzeug-Optionen herleiten, eine Demo oder ein Test-Konto anfragen.

• 4. Erster MVP: ein Beschaffungs-Vorgang digital
  • Pflicht-Set für eine produktive Pilot-Lage: drei Lieferanten in einem Test-Werkzeug erfasst, ein Beschaffungs-Vorgang von der Anfrage bis zur Bestellung digital durchgespielt, eine erste Rechnung als XRechnung oder ZUGFeRD empfangen.
  • Pilot-Auswahl: ein wiederkehrender, gut strukturierter Beschaffungs-Bereich (z.B. Büro-Material, IT-Hardware, Verbrauchs-Material), nicht der komplexeste strategische Lieferant.
  • Anker-Personen: ein Einkäufer als Pilot-Anwender, eine Finanz-Bridge-Person für die Rechnungs-Lage, gegebenenfalls eine IT-Bridge für Schnittstellen.
  • Praxis-Übung: MVP-Aufbau - im Test-Werkzeug drei Lieferanten anlegen, einen Bedarfs-Vorgang erfassen, eine Anfrage senden, ein Angebots-Vergleich aufbauen, eine Test-Bestellung auslösen.

• Tag 2: Lieferanten kennen, Pflichten erfüllen, KI nutzen
• 5. Lieferanten besser kennen: Risiko-Sicht in einfachen Worten
  • Risiko-Sicht in einfachen Worten: automatische Sichtung jedes Lieferanten gegen vier Anker - kann er bezahlen (Bonität), liefert er zuverlässig (Operativ), gibt es Skandale oder ESG-Risiken (Reputation), kommt er aus einem kritischen Land (Geografie).
  • Werkzeuge ohne Profi-Aufwand: IntegrityNext (DACH, LkSG-stark), Prewave (Wien, Echtzeit-Sichtung), EcoVadis (ESG-Bewertungen mit Lieferanten-Mitwirkung), Creditsafe oder Schufa für reine Bonität.
  • Sichtungs-Frequenz: einmal jährlich für wichtige Lieferanten, sechsmonatlich für kritische Single-Source-Lagen, bei Krisen-Lagen sofort.
  • Praxis-Übung: Lieferanten-Werkstatt - drei eigene wichtige Lieferanten gegen eine Demo-Lage eines Risiko-Werkzeugs prüfen, drei Anker je Lieferant notieren.

• 6. Was die neuen Pflichten von KMU verlangen (LkSG, CSRD, EUDR, CBAM)
  • LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichten-Gesetz) in einfachen Worten: für Betriebe mit über 1.000 Mitarbeitenden direkte Pflicht, Risiken in der Lieferkette zu kennen und zu mindern; KMU als Lieferanten dieser Großbetriebe bekommen Fragebögen und Nachweis-Aufträge.
  • CSRD (Nachhaltigkeits-Berichts-Pflicht) in einfachen Worten: ab 2025 große KMU (über 250 Mitarbeitende mit weiteren Anker), ab 2026 börsen-notierte KMU; Berichte über CO2, soziale Lage, Lieferketten-Lage - Lieferanten liefern die Daten.
  • EUDR (EU-Entwaldungs-Pflicht) seit 30. Dezember 2025 in einfachen Worten: Importe von Holz, Kakao, Soja, Kaffee, Kautschuk, Rind und Palmöl nur mit Nachweis, dass für sie kein Wald gerodet wurde; geo-referenzierte Herkunfts-Lage erforderlich.
  • CBAM (Klima-Aufschlag) seit 2023 mit Berichts-Pflicht, seit 1. Januar 2026 mit finanzieller Lage: bei Importen aus Nicht-EU von Eisen, Stahl, Aluminium, Zement, Düngemittel, Strom und Wasserstoff zusätzliche Abgabe pro CO2-Tonne.
  • Anbindung an Werkzeuge: viele E-Procurement- und Risiko-Werkzeuge liefern automatische LkSG- und EUDR-Berichts-Sichten; man muss nicht alles händisch pflegen.
  • Praxis-Übung: Pflichten-Werkstatt - eigene Pflicht-Lage je Regelung in einem Satz festhalten, drei Pflicht-Maßnahmen für die nächsten sechs Monate priorisieren.

• 7. Wie KI im Tages-Einkauf hilft
  • Lieferanten-Sichtung in einfachen Worten: aus dem Firmen-Namen die wichtigsten öffentlichen Daten (Webseite, Mitarbeiter-Anzahl, jüngste Nachrichten, gegebenenfalls ESG-Lage) in zwei Absätzen zusammenfassen lassen - mit ChatGPT, Claude oder Microsoft Copilot.
  • Anfrage- und Bestell-Entwurf: aus einer Sprach-Aufgabe einen Erst-Entwurf erzeugen, mit eigener Marken-Sprache nachbearbeiten.
  • Vertrags-Sichtung: Lieferanten-AGB oder Vertrags-Entwürfe von KI auf kritische Klauseln sichten lassen (Haftungs-Lage, Gerichts-Stand, Vertrags-Strafen); mit anwaltlicher Endkontrolle.
  • EU-AI-Act ab 2. August 2026: KI-Anwendungen mit Bonität- oder Mitarbeiter-Bezug in Hochrisiko-Lage besonders prüfen; Mensch-Endkontrolle als Pflicht.
  • Praxis-Übung: KI-Werkstatt - für drei eigene Anwendungs-Fälle (Lieferanten-Sichtung, Anfrage-Entwurf, Vertrags-Klausel-Sicht) jeweils eine KI-Aufgabe formulieren und das Ergebnis prüfen.

• 8. E-Rechnung und 90-Tage-Plan
  • E-Rechnung in einfachen Worten: Rechnung als strukturierte Datei statt PDF - das Buchhaltungs-Werkzeug kann sie automatisch lesen und buchen; Formate XRechnung und ZUGFeRD.
  • Pflicht-Stufen einfach erklärt: seit 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, ab 1. Januar 2027 müssen größere Unternehmen senden (Umsatz über 800.000 Euro im Vorjahr), ab 1. Januar 2028 alle B2B-Unternehmen.
  • Einkaufs-Lage: eingehende Rechnungen müssen verarbeitbar sein - Stamm-Daten der eigenen Firma bei Lieferanten korrekt hinterlegen, Anbindung an Buchhaltung (DATEV, Lexware, sevdesk und Lexoffice unterstützen seit 2024 XRechnung und ZUGFeRD).
  • 90-Tage-Plan: 30T MVP-Werkzeug produktiv mit drei Lieferanten und einem Beschaffungs-Vorgang; 30T Lieferanten-Risiko-Sichtung und Pflicht-Lage eingerichtet; 30T E-Rechnungs-Anbindung produktiv und KI-Hilfen für tägliche Einkaufs-Lage etabliert.
  • Praxis-Übung: Persönliche Roadmap - konkreter Stand am Ende von Tag zwei, drei monatliche Meilensteine, drei messbare Anker (z.B. Anzahl digital geführter Beschaffungs-Vorgänge pro Monat, Anzahl Lieferanten mit Risiko-Sicht, Anteil empfangener XRechnung/ZUGFeRD), Sparring-Buddy aus dem Seminar.

LernzieleJede teilnehmende Person verlässt das Seminar mit einer eigenen Bestand-Aufnahme der Einkaufs-Lage, einer Werkzeug-Auswahl mit Begründung, einem produktiv durchgespielten digitalen Beschaffungs-Vorgang, einer ersten Lieferanten-Risiko-Sichtung, einem klaren Verständnis der Pflichten (LkSG, CSRD, EUDR, CBAM), einer ersten KI-Erfahrung für drei Einkaufs-Anwendungs-Fälle, einer E-Rechnungs-Anbindungs-Skizze und einem 90-Tage-Plan.Zielgruppen

• Einkäufer/innen und Einkaufs-Verantwortliche im KMU: Die ihre tägliche Lage mit Excel-Lieferanten-Stamm und E-Mail-Anfragen modernisieren wollen, ohne selbst zur Werkzeug-Spezialistin oder zum Werkzeug-Spezialisten werden zu müssen.
• Office-Manager und kaufmännische Mitarbeitende mit Einkaufs-Aufgaben: Die einen Teil der Beschaffung verantworten und die neuen Pflichten (LkSG, CSRD, EUDR, CBAM, E-Rechnung) verstehen müssen.
• Geschäftsleitung und Bereichs-Leitung mit Einkaufs-Verantwortung: Die strategisch entscheiden wollen, ob und wann ein E-Procurement-Werkzeug eingeführt werden soll.
• Compliance- und Nachhaltigkeits-Verantwortliche mit Einkaufs-Bezug: Die die Pflichten in der Lieferanten-Lage in einfachen Schritten umsetzen möchten.

Voraussetzungen: Eigene Einkaufs-Lage im KMU als Arbeits-Gegenstand. PC-Anwender-Grundkenntnisse mit Excel. Eigener Lieferanten-Stamm (Excel oder vorhandenes Werkzeug) für die Werkstatt-Lage. Bereitschaft, Fragen zu stellen und Annahmen zu hinterfragen. Tiefes IT-Wissen oder Compliance-Profi-Wissen ausdrücklich nicht erforderlich.Abgrenzung: Anfänger-freundlicher Workshop für KMU-Einkauf nach dem MVP-Prinzip, ohne Werkzeug- oder Recht-Tiefe