Die E-Rechnung in Köln

E-Rechnungen rechtskonform empfangen, prüfen, erstellen und archivieren und Prozesse GoBD-konform aufstellenMehr als ein neues Rechnungsformular

• Rechnungseingang und Rechnungsausgang: Empfang, Prüfung, Freigabe, Erstellung, Versand, Buchung, Zahlung und Archivierung als Einheit betrachten.
• Strukturierte Daten statt Layout: XML-Datensatz, PDF-Ansicht, Viewer, Logo/Briefbogen und die Bedeutung des strukturierten Teils sicher einordnen.
• Alte Abläufe prüfen: PDF-Ausdruck, E-Mail-Ablage, Freigabewege, Korrekturprozess und Verfahrensdokumentation.

Recht, Formate und Ausgangsseite

• Rechtsrahmen:14 UStG,15 UStG, Übergangsfristen, Pflichtfälle, sonstige Rechnung, Ausnahmen und Vorsteuerabzug.
• Formate: EN 16931, XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und zulässige europäische Formate; Formatwahl für Kundengruppen und Behörden.
• Formattreue: Pflichtfelder, TypeCode, Codelisten, Steuerlogik, Reverse Charge, Rechnungskorrektur, berichtigte Rechnung und Gutschrift richtig abbilden.
• Übertragungswege: E-Mail, Portale/OZG-RE, Peppol sowie Peppol-BIS und AS4 in Grundzügen.

Rechnungseingang: vier Prüfbereiche

• Formatprüfung (1): Syntax, Profil, Validierung, Viewer, Fehlerbericht, critical/error/warning.
• Umsatzsteuerprüfung (2): Pflichtangaben, Leistung, Leistungszeitpunkt, Steuersatz, Steuerbetrag, Steuerbefreiung, Reverse Charge und Vorsteuerabzug.
• Rechnerische Prüfung (3): Netto, Steuer, Brutto, Rundungen, Positionssummen und rechnerische Plausibilität.
• betriebswirtschaftliche Prüfung (4): Bestellung, Vertrag, Leistung, Freigabe und Zahlung.
• Korrekturprozesse: Umgang mit Rechnungen, die nicht den Format-, Umsatzsteuer- oder Berechnungsregeln entsprechen: dokumentieren, zurückweisen und neu anfordern.

Besondere Fälle, Archivierung und Ausblick

• Praxisfälle: Verträge als Rechnung, Dauerrechnungen, Miet-/Leasingverträge, Abschlags-, End- und Restrechnungen, Anlagen und Nachweise.
• Archivierung: strukturierten Originaldatensatz, ZUGFeRD, E-Mails, Geschäftsbriefe, Unveränderbarkeit und Verfahrensdokumentation GoBD-konform behandeln.
• Ausblick: ViDA, nationales Meldesystem, Datenqualität, Stammdaten und Steuerschlüssel als nächste Projektphase.
• Erfahrungsaustausch: typische Fehler, Viewer/Validator, Praxisbeispiele und Fragen aus Unternehmen, Verwaltung und Steuerbüro.

Lerndauer: 1 Tag

Diese Veranstaltung findet vor Ort statt (aktuelle Hygienekonzepte)!

Lernziele

• Für Buchhaltung, Rechnungswesen und Steuer: Du prüfst E-Rechnungen sicher im Eingang, erkennst Risiken für Vorsteuerabzug, Buchung und Zahlung und weißt, wann ein Korrekturprozess nötig ist.
• Für Faktura, Vertrieb, Verwaltung und IT-Anwendung: Du verstehst Formatwahl, XRechnung, ZUGFeRD, formattreue Ausgangsrechnungen, Übertragungswege und die fachlichen Anforderungen an Systeme, Viewer, Validator und Archiv.
• Für Führung, Organisation und Projektverantwortung: Du erkennst Schnittstellen zwischen Fachbereich, Buchhaltung, Steuer und IT, vermeidest systematische Fehler und kannst Best Practices für Freigabe, Prüfung, Archivierung und Verfahrensdokumentation festlegen.
• Für alle Teilnehmenden: Du bekommst praktische Beispiele, Checklisten und Umsetzungshinweise für Empfang, Ausgang, Prüfung, Archivierung und Korrekturprozess.

Zielgruppen

• Fach- und Führungskräfte: Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen, Steuerabteilung und Controlling.
• Mitarbeitende: Rechnungseingang, Rechnungsprüfung, Kreditorenbuchhaltung, Faktura, Einkauf, Vertrieb und Auftragsabwicklung.
• Verwaltung und Organisation: Shared Services, Prozessmanagement, E-Rechnungs-Koordination und digitale Belegprozesse.
• IT-Anwendung und Systeme: ERP-/FiBu-Key-User, DMS-/Archiv-/Workflow-Verantwortliche und IT-Anwendungsverantwortliche ohne Programmierfokus.
• Projekt- und Prozessverantwortliche: E-Rechnung, Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Peppol und GoBD-konforme Archivierung.
• Unternehmen und Beratung: Unternehmer:innen, Steuerbüros, Kanzleimitarbeitende, Berater:innen, Compliance und Interne Revision.

• Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich; die Veranstaltung richtet sich an Personen, die fachlich, organisatorisch oder koordinierend mit der E-Rechnung arbeiten.