Das professionelle Doppelsekretariat: effizient, strukturiert, kooperativ in Hamburg

Zur Effizienz eines Doppelsekretariats tragen ein gut organisierter Arbeitsalltag und eine klare Aufgabentrennung wesentlich bei. In diesem Seminar lernen Sie zahlreiche Methoden zur Optimierung und Effizienzsteigerung der Arbeitsabläufe kennen.

Sie möchten Ihre tägliche Arbeit im Doppelsekretariat effizienter gestalten? Sie legen Wert auf klar definierte Zuständigkeiten und eine Standardisierung der Arbeitsabläufe? Ein reibungsloser Informationsfluss ist Ihnen wichtig? Lernen Sie Outlook und OneNote effektiv zur Aufgabenverwaltung und zur übersichtlichen Organisation Ihres E-Mail-Eingangs im Doppelsekretariat einzusetzen. Wünschen Sie sich eine einheitlich strukturierte Dokumentenverwaltung im Team und die Nutzung gemeinsamer Checklisten? Sind Sie bereit, ein konstruktives Konfliktmanagement zu beherrschen, um Konflikte souverän zu lösen?

Das Seminar Das professionelle Doppelsekretariat: effizient, strukturiert, kooperativ bietet umfangreiches Praxiswissen und zahlreiche Übungen, die den Transfer des Gelernten in den Arbeitsalltag erleichtern. Es berücksichtigt sowohl die Situation, in der zwei Mitarbeitende gemeinsam arbeiten, als auch das Szenario, in dem eine Person mehreren Vorgesetzten zuarbeitet.

Lerninhalte:Hand in Hand zur perfekten Organisation: So schaffen Sie Transparenz, Struktur und Effizienz

• Kompetenzen und Aufgabenfelder klar definieren
• Definierte Prozesse und standardisierte Abläufe als Grundlage für die gute Zusammenarbeit
• Rücksprachen verringern mit Hilfe eines lückenlosen Informationsflusses
• Bescheid wissen, auch wenn die Kollegin oder der Kollege nicht da ist

Effiziente Organisation des Arbeitsalltags

• Lassen Sie OneNote und Outlook für sich arbeiten
• Aufgabenteilung und -verteilung abstimmen und planen sowie Kolleginnen und Kollegen informieren
• E-Mail-Eingang und Organisation – so behalten Sie im Team den Durchblick
• Dokumentenmanagement im Team – der Ablageplan und einheitliche Ordnungssysteme
• Checklisten einführen und gemeinsam nutzen

Teamplay ist gefragt

• Wege für die gute Zusammenarbeit trotz unterschiedlicher Charaktere
• Konstruktives Konfliktmanagement für den Ernstfall

Methode:

Seminar mit Workshop-Charakter, Trainerinput, Analyse von Praxissituationen, leicht umsetzbare Transferhilfen für den beruflichen Alltag.

Der Workshop-Charakter sichert Ihnen die Annahme und die Motivation Ihrer Mitarbeiter/innen: Lange Vorträge gibt es nicht. Die Teilnehmer/innen lernen primär durch aktive Mitarbeit und zahlreiche Übungselemente. Für Ihren individuellen Lernerfolg findet unser Seminar in kleinen Gruppen bis max. 6 Personen statt. Somit gehen unsere ReferentInnen auf Ihre persönlichen Bedürfnisse ein und beantworten alle Fragen individuell.

Lernziele

• Sie können Kompetenzen und Aufgabenfelder eindeutig definieren.
• Sie wissen, wie Prozesse definiert und Arbeitsabläufe standardisiert werden.
• Sie beherrschen Methoden, um einen lückenlosen Informationsfluss aufrechtzuerhalten und wie Sie Ihre Kollegin/Ihren Kollegen kompetent vertreten.
• Sie wissen, wie Sie Outlook und OneNote für sich arbeiten lassen.
• Sie sind informiert darüber, wie das Dokumentenmanagement im Team durch einen Ablageplan und einheitliche Ordnungssysteme verbessert werden kann.
• Sie können Checklisten einführen und diese gemeinsam nutzen.
• Sie wissen, wie konstruktives Konfliktmanagement funktioniert, wenn es im Team kracht.

Zielgruppen

Mitarbeiter/innen aus den Bereichen Sekretariat, Assistenz, Office-Management und Sachbearbeitung.