Das papierlose Büro in Köln

Digitale Büroorganisation mit System

Laufwerk, Sharepoint, MS-Teams – Finden statt suchen mit der passenden Struktur

• Kriterien für eine strukturierte Ablage auf dem Laufwerk oder Sharepoint.
• Die für alle nachvollziehbare Struktur der Ordner.
• Die Benennung von Dateien – einfach und eindeutig.
• SharePoint und MS Teams – Dateien überall verfügbar.
• Gemeinsame Bearbeitung von Dateien in MS-Teams.
• Teamfähige Ablage von E-Mails.

Neue Struktur

• Ist-Analyse – Bestandsaufnahme der eigenen Struktur.
• Schwachstellen identifizieren und optimieren.
• Entwicklung erster Ideen für eine systematische Struktur auf dem Abteilungslaufwerk oder dem Sharepoint.
• Berechtigungskonzept prüfen.

Outlook und MS-Teams – transparente Kommunikation

• Überblick über alle E-Mails im Posteingang.
• Themenbezogene Kommunikation in MS-Teams.
• Welcher Kommunikationsweg für welche Themen.

OneNote für Informationen und den Austausch im Team

• Das Orga-Wiki fürs Büro.
• Eigene Notizen und Ideen verwalten.
• Die Zusammenarbeit im Team papierlos organisieren.

Digitale Aufgabenverwaltung – Überblick an einer Stelle

• Aufgaben in Outlook verwalten.
• Themenbezogene Aufgabenverwaltung und Delegation in OneNote.
• Die Aufgaben-App in MS-Teams gemeinsam nutzen.
• Übersicht über Outlook und MS-Teams-Aufgaben in To-do.

Die Ablage teamfähig machen

• Wie kann ich Chef:innen und Kolleg:innen überzeugen?
• Sicher argumentieren.
• Vorbereitet sein auf typische Einwände.

Lerndauer: 2 Tage

Diese Veranstaltung findet vor Ort statt (aktuelle Hygienekonzepte)!

Lernziele

• Du entwickelst erste Ideen für ein strukturiertes Ablagesystem für deine Dateien und E-Mails.
• Du arbeitest papierlos und legst Dokumente elektronisch ab.
• Du sparst Zeit, weil du nicht mehr suchen musst, sondern findest.
• Du erfährst, wie du zusammen mit Chef:in und Kolleg:innen eine einheitliche Struktur erstellst.
• Du feilst an deiner Argumentation, um deine Ideen durchzusetzen.
• Du stärkst deine Position als Organisationsspezialist:in im Unternehmen.

Bitte bring zum Seminar einen Firmenlaptop mit. So hast du deine Struktur auf dem Laufwerk oder SharePoint im Blick und kannst mit Unterstützung der Referentin erste Vorschläge zur Optimierung erarbeiten.

Zielgruppen

Mitarbeiter:innen aus Sekretariat und Assistenz, die papierlos arbeiten möchten und dazu die eigene Ablage, die Teamablage oder die Struktur auf dem Abteilungslaufwerk überarbeiten und auf Papier auf dem Schreibtisch verzichten wollen.