Einführung elektronischer Rechnungsprozesse

Um die Vorteile der elektronischen Rechnungsabwicklung nutzen zu können, müssen Sie sich als Ersteller und als Empfänger mit den neuen rechtlichen Regelungen sowie den möglichen Übermittlungswegen befassen. Begriffe wie XRechnung, EDI, ZUGFeRD, GoBD, PEPPOL, IKS, Verfahrensdokumentation oder Purchase-to-Pay sind in diesem Zusammenhang überall zu hören und lesen. Das Seminar bringt Ihnen diese Fachbegriffe und Abkürzungen näher und zeigt Ihnen auf, welche organisatorischen und technischen Anforderungen und Prozesse es gibt und wie auch Sie mit der Einführung elektronischer Rechnungen und Rechnungsprozesse Einsparungen erzielen können.

Dabei werden konkrete Optimierungs- und Einsparungspotenziale anhand eines idealtypischen Vorgehens aus der Praxis vorgestellt. Sie erfahren, wie Sie einen rechtssicheren elektronischen Rechnungsprozess aufbauen und welche Stolpersteine andere Unternehmen bei der Einführung erlebt haben. Abgerundet wird das Seminar durch die Vorstellung der aktuellen rechtlichen Dokumentationspflichten und eines Vorgehens, wie diese effizient erfüllt werden können.

Erleichterung des elektronischen Rechnungsaustausches

• Begriffe und praktische Umsetzung
• Aktuelle Vorgaben und umsatzsteuerrechtliche Anforderungen
• Anforderungen aus IKS-Sicht
• Vorgaben der GoBD
• E-Rechnungspflicht in Deutschland
• Elektronische Rechnungen in der EU
• Vorteile und Nutzenaspekte für Rechnungssteller und –empfänger

Form der Rechnungsstellung und Pflichten des Rechnungsausstellers

• Umsatzsteuerliche Rechnungsanforderungen
• Vereinbarungen mit dem Rechnungsempfänger
• Prozesse beim Rechnungssteller
• Technische Umsetzungsmöglichkeiten und Formate
• Praxisprobleme und Lösungsansätze
• Einbeziehung von Dienstleistern

Elektronische Rechnungsprozesse

• Standards und Normen für elektronische Rechnungen
• Umsatzsteuerliche Anforderungen und Prüfpfad
• Zielsetzung und Analyse
• Best-practice Eingangsbearbeitung
• Elektronischer Freigabeprozess
• Technische Umsetzungsmöglichkeiten

Archivierung der elektronischen Rechnungen für Rechnungssteller und -empfänger

• Gesetzliche Archivierungspflichten und deren Einhaltung
• Grundlagen zu Archivierungssystemen
• Anwendbarkeit bestehender Archivierungssysteme
• Bedeutung und Aufbau einer Verfahrensdokumentation

Elektronische Rechnungsprozesse in der Praxis

• Umsetzung am konkreten Kundenbeispiel
• Von der Theorie zur Praxis
• Stolpersteine bei der Realisierung

Zusammenfassung und praktische Hinweise

• Bekannte organisatorische Herausforderungen aus der Praxis
• Praxisempfehlungen elektronische Rechnungsprozesse
• Strategischer Ausblick
• Trends (z. B. fotografierte Belege)

Referent

Dipl.-Informatiker Christian Brestrich ist seit 2011 bei der B&L Management Consulting GmbH in Frankfurt tätig. Seit 2017 verantwortet er als Geschäftsführer sämtliche B&L-Aktivitäten zu Rechnungs- und Einkaufsprozessen – von der Einführung elektronischer Rechnungen über die Optimierung von Rechnungsprozessen bis hin zu den gesetzlichen Grundlagen und Anforderungen wie Verfahrensdokumentation.

Zusammen mit Oliver Berndt veröffentlichte Christian Brestrich 2014 die zweite Auflage des Praxishandbuchs „Rechnungsprozesse optimieren“. Mehrfach im Jahr hält er Ganztagsseminare zum Thema „Einführung elektronischer Rechnungsprozesse“ und tritt auf verschiedenen Veranstaltungen als Speaker zu dem Thema auf.

Herr Brestrich ist VOI Certified Auditor Process Management.

Zielgruppen

Mitarbeiter*innen im:

• Rechnungswesen und Controlling
• Post- und Dokumentenmanagement
• Führungskräfte
• Unternehmer
• Unternehmensberater
• Steuerberater
• sowie alle am Thema Interessierten