Vergabemanagement: Effiziente Organisation, Zuarbeit und prozesssichere Abläufe

Ziel des Lehrgangs: Die Teilnehmer:innen können nach dem Besuch des Lehrgangs operative Vergabeverfahrensschritte selbstständig übernehmen, wie z. B. Fristen und Abläufe zuverlässig koordinieren. Sie erlernen, Akte und Vergabevermerk strukturiert zu pflegen und Anwält:innen organisatorisch zu entlasten und inhaltlich zu unterstützen.1. Grundlagen des Vergaberechts (Überblick)

• Was ist ein Vergabeverfahren? Warum gibt es Vergaberecht?
• Zielsetzung: Transparenz, Wettbewerb, Gleichbehandlung
• Anwendungsbereich: Wann gilt das Vergaberecht? (Schwellenwerte, EU-/nationale Verfahren)
• Arten von Vergabeverfahren (offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren etc.)

2. Rollen im Vergabeverfahren

• Öffentlicher Auftraggeber, Vergabestelle, Vergabekammer
• Kanzlei als externer Berater des Auftraggebers
• Rolle des Vergabemanagers: Zuarbeit, Koordination, Dokumentation

3. Typische Aufgaben des Vergabemanagers in der Kanzlei

• Ausschreibungen und Bekanntmachungen entwerfen oder vorbereiten
• Teilnahmebedingungen und Formblätter strukturieren und bereitstellen
• Fristenmanagement für Bekanntmachungen, Rückfragen und Angebotsabgabe
• Kommunikation mit potenziellen Bietern über eVergabe-Plattformen
• Pflege des Vergabevermerks (Vorbereitung von Dokumentationsschritten)
• Unterstützung bei der Auswertung eingegangener Angebote nach vorgegebenen Kriterien
• Vorbereitung von Vorlagen und Entscheidungshilfen für die Auftraggeberseite
• Pflege und Archivierung der Verfahrensakte (elektronisch und analog) zur Weiterleitung an den Mandanten

4. E-Vergabe in der Praxis

• Einführung in gängige Plattformen (DTVP, eVergabe, subreport etc.)
• Anlegen von Verfahren, Einstellen von Bekanntmachungen
• Kommunikationsfunktionen und Fristenüberwachung
• Signaturanforderungen und elektronische Angebotsöffnung

5. Angebotsphase begleiten

• Bearbeitung und Dokumentation von Bieterfragen
• Koordination von Ergänzungen oder Korrekturen der Vergabeunterlagen
• Dokumentation des Ablaufes der Angebotsöffnung
• Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungstabellen und Vergabevorschlägen

6. Dokumentation und Kommunikation

• Pflege des Vergabevermerks
• Checklisten, Mustervorlagen und Protokollierung
• Interne Kommunikation mit Mandanten und Behörden
• Sorgsamer Umgang mit sensiblen Daten und Dokumenten

7. Häufige Fehler und wie man sie vermeidet

• Unvollständige oder unklare Bekanntmachungstexte
• Versäumte Fristen und unsaubere Dokumentation
• Unzulässige Kommunikation mit Bietern während der Angebotsphase