- Tag 1: Grundlagen der Arbeit mit Dokumenten in SharePoint Online
- Ziele und Erwartungen der Teilnehmenden - Gespräch
- Dokumentvorlagen - Gespräch
- Office Datei-Vorlagen in Bibliotheken, Dateien verschieben
- Dokumentinformationen - Vortrag, Demo, (Gruppen-)Übungen
- Metadaten zu Word-Dokumenten automatisch abgleichen
- Inhaltstypen - Vortrag, Demo, Übungen
- Zentrale Vorgabe von Metadaten mit Dokumentvorlagen
- Versionsverlauf - Vortrag und Demo, Übung optional
- Versionierung konfigurieren und Arbeiten mit Versionen
- Tag 2: Dokumentensteuerung, Zusammenarbeit und Archivierung
- Wiederholung Tag 1 - Gespräch
- Berechtigungen und Inhaltsgenehmigung - Vortrag, Demo, Übungen
- Zugriff auf Entwürfe und Dokumente erlauben
- Dokumentensteuerung - Vortrag, Demo, Übungen
- Bibliotheksansichten, Erinnerungen, Regeln und Workflows
- Dokumente in Microsoft Teams - Vortrag und Übungen
- Bibliotheken in Teams-Kanäle erstellen und einbinden
- Archivierung und Löschung - Vortrag, Demo oder Video und Übungen
- Dokumente in SharePoint archivieren und löschen
- Tag 3: Datenlebenszyklus, externes Teilen und Dokumentensicherheit
- Wiederholung Tag 2 - Gespräch
- Aufbewahrung und Löschung - Vortrag, Übungen mit Demo
- Datenlebenszyklusverwaltung für Dokumente mit Microsoft Purview
- Lizenzierung und Abrechnung - Vortrag
- Überblick der Microsoft 365-Pläne und nutzungsbasierte Bezahlung
- Externes Teilen mit SharePoint - Vortrag, Übungen mit Demo
- Dokumente mit Personen außerhalb der Organisation teilen
- Klassifizierung von Office-Dateien - Vortrag, Demo und/oder Übung
- Dokumente kennzeichnen und schützen mit Microsoft Purview
- Zusammenfassung und Ausblick - Gespräch
LernzieleNach erfolgreicher Teilnahme am Workshop sind Sie in der Lage, den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in Microsoft 365 SharePoint Online eigenständig zu verwalten. Sie haben die relevanten Einstellungen konfiguriert und kennen alle wesentlichen Funktionen, um Doku mente gemeinsam zu bearbeiten und Überarbeitungen zu steuern. Sie können den Lizenzbedarf einschätzen und kennen die Unterschiedlichen Lizenzen. Zudem wissen Sie die grundlegenden Microsoft Purview Sicherheitsfunktionen für Dokumente zu nutzen und die Möglichkeiten von Microsoft Copilot für Dokumente in SharePoint-Bibliotheken.
ZielgruppenDieser Workshop richtet sich an Personen, die umfangreiche Dokumente über längere Zeit räume bearbeiten und aktualisieren (z. B. Betriebsanleitungen, Beschreibungen, Berichte, Ana lysen, Verträge). Voraussetzung für eine erfolgreiche Teilnahme sind Grundkenntnisse in SharePoint, Outlook, Word und Microsoft 365.
