Öffentliche Ausschreibung von IT-Leistungen

Öffentliche Auftraggeber müssen sich bei IT-Ausschreibungen folgenden zwei Herausforderungen stellen: Erstens müssen sie vollständig vergaberechtskonformes Verfahren gewährleisten. Zweitens hängt der Erfolg einer Ausschreibung sehr von der Qualität der Leistungsbeschreibung ab. Ihre Ausgestaltung entscheidet darüber, ob die Angebote der Bieter präzise, anforderungsgerecht und wirtschaftlich sind. Unser Seminar “Öffentliche Ausschreibung von IT-Leistungen” adressiert diese beiden kritischen Aspekte: Nach einer grundlegenden Einführung in vergaberechtliche Anforderungen zeigen wir auf, wie in der Leistungsbeschreibung fachliche Inhalte spezifiziert werden. Anschließend führen wir durch die Phasen eines IT-Vergabeverfahrens: von der Zusammenstellung der Vergabeunterlagen über die Angebotsbewertung bis zur Vergabeentscheidung und Vertragsgestaltung.

Im Seminar …

… erhalten Sie

• wertvolle Tipps zur effizienten Gestaltung des Vergabeverfahrens und zur Vermeidung typischer Fehler,

• erfolgreiche Beispiele aus der Praxis,

• gut strukturierte Unterlagen zum späteren Nachschlagen.

… erlernen Sie

• Grundlagenwissen zur Ausschreibung von IT-Dienstleistungen unter Berücksichtigung des aktuellen Vergaberechts,

• konkrete und praxisbewährte Vorgehensweisen für jeden Schritt der Vorbereitung und Durchführung von IT-Vergabeverfahren.

Zielgruppe

• Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem öffentlichen Sektor, die in IT-Projekten mit Beschaffungsanteil arbeiten

• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Vergabestellen

• interessierte Beraterinnen und Berater

Inhalte

• Einführung(Definitionen, IT-Leistungsarten, Ausschreibung als Projekt-Phase)

• Grundlagen des Vergaberechts

  (Allgemeine rechtliche Grundlagen, Regelungsstandorte wie GWB, VgV, UVgO, etc)

• Voraussetzungen für IT-Vergaben(Projekt aufsetzen, Finanzierung sicherstellen, Bedarfsanalyse & Lösungskonzept erarbeiten)

• Erstellung der Leistungsbeschreibung

  • Anforderungen an die Leistungsbeschreibung

  • Konstruktive versus funktionale Beschreibung

  • Lastenheft und Kriterienkatalog (UFAB)

  • Leistungsart-bezogene Beschreibungsbeispiele

  • Festlegung von Qualitätsvorgaben / Service Level

  • Gestaltung des Leistungsverzeichnisses / Preisblatts

  • Einsatz von EVB-IT-Vertragsmustern (Einzelverträge, Rahmenvertrag)

  • Praxistipps, Vermeidung typischer Fehler

• Vergabe-Verfahrensablauf

  • Vorbereitung(Verfahrensbeteiligte, Verfahrensauswahl, Vergabeart, Fristen & Terminplanung, Methoden & Tools, eVergabe, KI-Unterstützung)

  • Vergabeunterlagen – Bestandteile & deren Gestaltung(Leistungsbeschreibung, Eignungs- und Zuschlagskriterien, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewerbungs-, Vertrags-Bedingungen, mögliche Anlagen)

  • Angebotsphase(Bekanntmachung, Auskunftspflichten, Rügen, Verlängerung der Angebotsfrist)

  • Angebotsbewertung(Prüfungsteile, Regelungen zur Prüfung & Wertung, Angebotsausschluss, Umgang mit typischen Bieter-Fehlern, Dokumentation von Bewertung und Verfahren)

  • Vergabe(Aufklärungsgespräche, Verhandlungen, Zuschlagserteilung, Aufhebung des Verfahrens)

  • Voraussetzungen nachträglicher Vertragsänderungen, Erweiterung von Bestandaufträgen

  • Bieterrechtsschutz, häufige Gründe für Beschwerden/ Rügen und deren Handhabung