Effizient im HR-Alltag – Microsoft 365-Tools effektiv einsetzen

Ungeahnte Funktionsvielfalt: MS Teams, Outlook, Word und OneNote wirkungsvoll für deine HR-Aufgaben nutzenOutlook im HR-Alltag – Kommunikation & Organisation 

• Smartes Terminmanagement: Interviews, Onboardings, Entwicklungs- und Feedbackgespräche.
• E-Mail-Vorlagen: Einheitliche Kommunikation mit Bewerber:innen und Mitarbeitenden.
• Kalenderoptionen und Besprechungseinstellungen gezielt einsetzen.
• Aufgabenverwaltung: Schulungsziele und Feedbackprozesse im Blick behalten.
• Kategorien, Mailregeln und QuickSteps - Ordnung im Posteingang schaffen.
• Effizienter arbeiten mit dem Outlook Copilot (KI-gestützte Routinen).

Microsoft Teams – Struktur & Zusammenarbeit

• Teams und Kanäle für Recruiting, Onboarding, Personalentwicklung und interne Kommunikation.
• Gemeinsames Arbeiten an HR-Dokumenten (Richtlinien, Verträge und Checklisten).
• Rechteverwaltung und Dokumentenschutz verständlich und sicher anwenden.
• Strukturierte Dateiablage für die HR-Abteilung.

Microsoft 365 – Smarte Tools für HR-Prozesse

• Microsoft Lists: Bewerberübersichten und Onboarding-Checklisten erstellen.
• Genehmigungs-Workflows für Urlaubsanträge, Verträge, Schulungen und Co.
• Microsoft Forms für Pulse-Checks und Mitarbeiterbefragungen nutzen.
• Erste Schritte mit Copilot Pro: Zeitersparnis durch KI-Unterstützung.

Microsoft Word – Dokumente standardisieren & automatisieren

• Vertrags- und Zeugnisvorlagen effizient erstellen und pflegen – auch mit KI.
• Kommentare und Änderungsverfolgung bei interner Abstimmung einsetzen.
• Schnellbausteine und Formularfelder für wiederkehrende Inhalte nutzen (Inhaltssteuerelemente).
• Copilot als Unterstützung beim Texten und Überarbeiten.

OneNote – HR-Wissen strukturiert sichern

• Digitale Handbücher u.a. Onboarding-Guides mit Versionskontrolle.
• Checklisten für Probezeit, Feedback, Einarbeitung und Entwicklungspläne.
• Zentrale HR-Protokolle und Besprechungsnotizen einheitlich erfassen.
• Praktischer Informationspool: Vertretungswissen und Abläufe dokumentieren.
• Integration in Outlook, Teams und Word für nahtlose Prozesse.

Lerndauer: 2 Tage

Diese Veranstaltung findet vor Ort statt (aktuelle Hygienekonzepte)!

Lernziele

• Effizienter Einsatz der Microsoft 365-Tools für strukturierte, sichere und nachvollziehbare HR-Prozesse.
• Reduktion von Routineaufgaben durch Automatisierung und Standardisierung.
• Professionelle Gestaltung von HR-Kommunikation, Dokumentation und Zusammenarbeit.
• Stärkung der digitalen Kompetenz durch gezielte Methoden und Anwendungsbeispiele.
• Praktische Impulse und sofort einsetzbare Vorlagen für den direkten Transfer in den Arbeitsalltag.
• Optimierung bestehender Tools und Workflows – ganz ohne zusätzliche Software oder Lizenzkosten.
• Selbst zum Experten oder zur Expertin werden und sich dadurch den eigenen HR-Alltag erleichtern.
• Durch den Austausch mit Kolleg:innen und der Fachexpertin wertvolle Impulse und neue Techniken für die alltägliche Personalarbeit mitnehmen.

Zielgruppen

HR-Generalist:innen und -Spezialist:innen aller Hierarchieebenen, Personalreferent:innen, Personalentwickler:innen, und HR-Sachbearbeiter:innen, HR Business Partner:innen und HR-Manager:innen, die ihre digitale Kompetenz ausbauen möchten. Ideal für HR-Professionals mit Grundkenntnissen in Microsoft 365, die ihre Fähigkeiten auf ein fortgeschrittenes Niveau heben und die Digitalisierung ihrer HR-Prozesse vorantreiben möchten.