Die Assistenz als Event-Manager:in

Veranstaltungen erfolgreich planen

Orientierung und Überblick

• Event-Management: Traum- oder Stressjob?
• Alles im Blick? Alles im Griff! Von der Idee bis zur Nachbereitung.
• Die wichtigsten Methoden und Werkzeuge für das Event-Management.
• Rund um die Veranstaltung: Was muss ich wissen und beachten?

Der Start

• Ziel und Zielgruppe: Was und wen möchtest du mit der Veranstaltung erreichen?
• Das passende Konzept? Inhalte, Stil, Profil und die richtige Location!
• Wie und wo finde ich zündende Ideen: Informations- und Recherchequellen.
• Gefahren frühzeitig erkennen, vermeiden und entschärfen.
• Das Team ins Boot holen! Aber wie?

Die Planung

• Aufgaben- und Terminplanung – mit Meilensteinen.
• Habe ich an alles gedacht? Ist in meiner Checkliste alles drin?
• Wünsche, Ziele und das Budget: passt das alles zusammen?

Vorbereitung und Durchführung

• Alle Aufgaben termingerecht bearbeiten und abschließen.
• Mit einem klaren System Versäumnisse verhindern und Fehler vermeiden.
• Kostenfallen frühzeitig erkennen und Zeitdiebe rechtzeitig entlarven.
• Projektleitung vor Ort: perfektes Timing mit Regie- und Ablaufplan.
• Sicher durch alle Turbulenzen: Ein reibungsloser Ablauf ist kein Zufall.

Die Nachbereitung

• Feedback: Waren wir erfolgreich und wie finden wir das heraus?
• Abschlussbericht: nach der Veranstaltung ist vor der Veranstaltung.

Lerndauer: 2 Tage

Diese Veranstaltung findet vor Ort statt (aktuelle Hygienekonzepte)!

Lernziele

In diesem Seminar erlernt man,

• wie Veranstaltungen effektiv geplant, entspannt vorbereitet und erfolgreich durchführt werden können,
• wie man die Anforderungen und Aufgaben erkennt und im Griff hat,
• wo die größten Kostenverursacher und die wichtigsten Einsparungsmöglichkeiten liegen,
• wie interne und externe Helfer zu professionellen Veranstaltungsteams zusammengestellt werden,
• was man über Versicherungen, Verträge und Rechtsfragen wissen muss,
• wie du die Qualität deiner Veranstaltung sichern und in kritischen Phasen souverän reagieren kannst.

Darüber hinaus werden Arbeitshilfen, Checklisten und wertvolle Tipps für die Veranstaltungspraxis bereitgestellt.

Zielgruppen

Mitarbeiter:innen aus Assistenz, Sekretariat und Sachbearbeitung, die bereits Veranstaltungen durchführen oder diese Aufgabe künftig übernehmen werden.